Distributie

Personeelsplannen moeten worden gedistribueerd onder decisionmakers. Zo veel is zeker. Gelukkig is My-OrgPlan flexibel en kan er op meerdere manieren worden gedistribueerd. Beveiliging is daarbij belangrijk. Deze is dubbel aanwezig: de beveiliging van de omgeving (workspace) en de beveiliging van het planbestand.

Er is een globale indeling “niet of wel in de cloud” en er zijn sub-indelingen. In de cloud betekent dat planbestanden op webservers worden gezet.

  • Niet in de cloud – heeft als subindelingen planbestanden opslaan op de eigen of shared disk of niets opslaan (one-click).
  • Wel in de cloud – heeft als subindelingen de private – en de public cloud met als verdere verfijning organigrambestanden opslaan in JSON- of in PDF-formaat.

Alle oplossingen zijn mogelijk. Maar wat is het beste? Het antwoord hangt af van de situatie.

Situatie verschillen

Er zijn grote verschillen per toepassing die de keuze voor een distributiemethode beïnvloeden:

  • ESS, MSS, of PSS. ESS is een toepassing voor de werknemer, zoals wegwijsorganigrammen. MSS is een toepassing voor het lijnmanagement, zoals kengetallen (metrics). PSS is een toepassing voor m.n. de HR-professional zoals personeelsplanning.
  • Aantallen gebruikers – De gebruikersaantallen verschillen sterk. Een typische organisatie van duizend werknemers zal duizend ESS-, ca. honderd MSS- en minder dan tien PSS-gebruikers tellen.
  • Wel of niet schrijven (schuiven) – In de ESS- en MSS-output zal niet geschreven hoeven te worden, waardoor de Viewer of een PDF-Reader kunnen volstaan. In plannen moet wel geschreven kunnen worden, vandaar dat de Editor ingeschakeld moet kunnen worden.
  • Bron – ESS- en MSS-gegevens zullen wellicht 100% uit het HR-systeem gehaald kunnen worden. Plangegevens, ofwel toekomstige HR-gegevens, staan daar nog niet.
  • Gevoeligheid gegevens – Contactgegevens zijn enigszins gevoelig, maar plangegevens kunnen hoog gevoelig zijn.

Afhankelijk van de situatie leent daarom de ene distributiemethode zich beter dan de andere. Hierboven is weergegeven of een distributiemethode ingezet kan worden: matig (oranje) of goed (groen).

Niet in de cloud

Wellicht de veiligste oplossing. Twee mogelijkheden: opslag van de planbestanden op de eigen (shared) disk of in het geheel geen opslag, de “One-Click methode”

  • De Disk oplossing is het veiligst, het meest flexibel en standaard al aanwezig. HR-afdelingen beschikken vaak al over een shared disk. Vanaf zo’n shared disk kunnen plannen makkelijk gedeeld worden. Als extra is daar altijd de mogelijkheid dat de plannenmaker een password op zijn of haar plan zet.
  • Bij One-Click kies je in je HR-systeem voor een menuoptie en lijkt de output rechtstreeks uit je HR-systeem te komen. Erg gebruikersvriendelijk op de voorgrond, maar op de achtergrond gebeurt er van alles. Toch zijn er twee randvoorwaarden: de gebruikersgroep moet niet te groot zijn (beslag op resources) en de gegevens moeten 100% uit het HR-systeem komen. Om de eerste reden valt ESS af en om de tweede reden valt PSS af.

Voordelen van niet in de cloud plaatsen zijn veiligheid en gebruikersgemak. Nadeel is het beperkte bereik.

 
Wel in de cloud

Door in de cloud plaatsing, kan in ieder geval het bereik fors worden vergroot. Maar er zijn weer andere nadelen: meer beveiligingsrisico’s, technisch complexer en vooral duurder. Er is keuze tussen Public – en Private Cloud, om daar vervolgens JSON – of PDF-files te plaatsen.

  • JSON-files bevatten alle functionaliteit en zijn geschikt voor ESS, MSS en PSS. Ze kunnen alleen met de Viewer en/of Editor geopend worden.
  • PDF-files bevatten beperkte functionaliteit en zijn alleen geschikt voor ESS. Ze kunnen met iedere willekeurige PDF-Reader geopend worden.

Voor My-OrgPlan komen alleen de JSON-files in aanmerking. Vervolgens is er de keuze tussen Public – en Private Cloud.

  • Public Cloud oplossingen zijn vaak kant-en-klaar en kunnen veel functionaliteit bevatten. Wel kunnen de kosten oplopen.
  • Private Cloud oplossingen vergen iets meer organisatie, maar kunnen aanzienlijke kostenvoordelen bieden.

Niet onvermeld mag blijven dat men vaak company standards hanteert, waarin al geïnvesteerd is. Het ligt dan voor de hand om daarbij aan te sluiten. We geven hieronder een nadere toelichting van de meest voorkomende oplossingen, met daarbij de vermelding dat er vele alternatieven zijn.

De grote twee: Microsoft en Google

Duur maar compleet. Een MT kan haar, met My-OrgPlan gemaakte, (JSON) personeelsplannen in een OneDrive – dan wel in een Google Drive omgeving zetten. Vervolgens kunnen alle MT-leden op hun PC een virtual disk aanmaken. Ieder MT-lid kan een (aangepast) personeelsplan op de cloud disk plaatsen dat al dan niet voorzien is van een eigen password. Dat plan wordt dan meteen zichtbaar in de virtual disk van de andere MT-leden, omdat er op de achtergrond voortdurend gesynchroniseerd wordt.

Wanneer er over de plannen vergaderd moet worden, staan direct Teams en Google Meet ter beschikking. Zo kan een personeelsplan uitgewerkt en tot standaard worden verheven.

Er zijn uiteraard alternatieven voor deze twee grote partijen. Een paar willen we toch vermelden: DropBox (pionier), SpeakApp (Nederlands), Bitrix24 (gratis) en Reflexo (integratie met flexibele arbeidsvoorwaarden).

De andere twee: Cloud86 en Intranet

Goedkoop en toch veelomvattend. Een MT kan haar, met My-OrgPlan gemaakte, (JSON) personeelsplannen ook in een hosting omgeving van Cloud86 zetten. Wij regelen dan de beveiliging en stellen onze Portal Browser gratis ter beschikking. Deze Portal Browser ziet alleen de aanwezige JSON-files. Met een druk op de knop kan een MT-lid een personeelsplan opstarten met de Viewer of Editor.

Feitelijk ontbreekt alleen de vergaderfunctionaliteit, maar die kan separaat gebruikt worden. Wanneer er over de plannen vergaderd moet worden, staan Teams en Google Meet evengoed ter beschikking.

Samengevat – Voor My-OrgChart komt het ESS-organigram in PDF-formaat geplaatst in een Private Cloud, zoals Intranet of Cloud86, het meest in aanmerking. Deze oplossing is snel te realiseren, goedkoop en gebruikersvriendelijk. Mocht er al een Microsoft – of Google Workspace aanwezig zijn, dan is het ook het overwegen waard om het daar te plaatsen.

Superusers kunnen met het JSON-formaat aan de slag, om het organigram te exporteren naar PDF-formaat.